各教学系（院）：

2022级新生（含全日制本科、专升本）的入学档案已基本转入，为做好新生档案核查与建档工作，保证“一生一档”，现将有关说明通知如下：

一、档案核查工作

1、档案数量核查。各教学系（院）辅导员及时收齐新生档案，做好档案数量的核查工作，并认真填写《诚毅学院2022级新生档案核查情况登记表》（附件1）。对于入学至今，辅导员仍未收到学生档案的，应由学生本人向原毕业学校查询档案去向并调档。截至2022年12月15日仍未收到学生档案的，辅导员可暂时视为档案丢失，要求学生签署《学生档案丢失责任书》（附件2，一式两份，一份存入新生档案袋内，待该生入学前的档案转入后退还学生；一份交学生本人）。

2、档案内容核查。各教学系（院）辅导员认真核查新生档案内容。其中“本科新生档案材料”主要为高中学籍档案，一般包括：高中毕业生登记表、高等学校招生报名表、体检表、普通高中应届毕业生学业水平考试成绩和综合素质评价表，党、团组织材料等，但具体材料内容视各高中学校建档情况而定。“专升本新生档案材料”主要包括高中学籍档案、专科学校学籍档案和党、团组织材料等。

3、新生身份核查。各教学系（院）辅导员要查阅新生档案，核查新生的身份，核验新生的材料、照片以及家庭信息，切实做好每一位新生的身份核验工作。

4、其他事项说明：

（1）如果需要向档案所在单位调档的，由各教学系（院）出具调档函（附件3），由学生凭调档函自行向档案所在单位调档。

（2）请各教学系（院）于2022年12月17日前将《集美大学诚毅学院2022级新生档案核查情况登记表》送交学工部郭进文处，电子档发QQ文件。

二、档案建档工作

1、辅导员组织学生填写《集美大学诚毅学院学生档案袋》并将学生的入学档案等相关材料存入新建档案袋内。

2、对于入学档案有缺失的学生，也需填写我院的档案袋并建档，同时将该生的《学生档案丢失责任书》存入新建档案袋内。

3、请各教学系（院）于2022年12月17日前完成新生档案建档工作。建档后，各辅导员作为学生档案的主要管理人员，应做好档案的保管工作。要及时收集、整理学生档案材料，确保学生的完整性；出现转专业、休学、留降级等，应及时做好档案移交手续办理；因退学、转学等原因档案需要转出的，需要提供调档函；学生档案严禁学生自带。

附件1：诚毅学院2022级新生档案核查情况登记表

附件2：学生档案丢失责任书

附件3：集美大学诚毅学院调档函

点击下载附件： 2022级新生档案核查工作附件.zip

集美大学诚毅学院学工部

2022年11月14日