各教学院系：

2017级新生（含全日制本科、专升本）的入学档案已基本转入，请各系新生辅导员及时做好新生档案的核查与建档工作，具体要求如下：

一、档案核查（2017年12月20日前完成）

1、请各教学院系辅导员及时收齐新生档案，做好档案数量的核查工作，并认真填写《2017级新生档案核查情况登记表》。“本科新生档案材料”：即高中学籍档案，主要包括高中毕业生登记表、体检表、党、团组织材料等；“专升本新生档案材料”：包括高中学籍档案和专科学校学籍档案。

2、核查中存在问题处理：

（1）入学前档案未及时上交辅导员的，辅导员必须查清未上交原因。全日制本科学生档案由学生本人负责向原中学索取；专升本新生档案由学生向原毕业院校查询档案去向。截至2017年12月19日仍未上交我院的暂视为档案丢失，学生须签署《学生档案丢失责任书》（责任书一式三份：一份存入新生档案袋内，待该生入学前的档案转入后退还学生；一份交学生本人；一份同《2017级新生档案核查情况登记表》一起交学工部存档）。

（2）如果需要学院调档函的，请通知学生到学工部1004室办理（学工部开具调档函后，由学生根据实际需要将调档函寄出提档）。

3、《2017级新生档案核查情况登记表》、《丢失责任书》请于2017年12月20日送交学工部陈华云处（电子档传550237937@qq.com）。送交后，若有学生档案新转入，请辅导员及时向陈华云处报备。

二、建档工作（2017年12月20日前完成）

1、请各教学院系辅导员填写好《诚毅学院学生档案袋》并将学生的入学档案等相关材料存入新建档案袋内。

2、对于入学档案有缺失的学生，同样建立我院的档案袋，同时将该生的《档案丢失责任书》存入新建档案袋内。

3、团员材料缺失处理（不用填写《档案丢失责任书》）：

（1）是团员，但有组织关系材料无团员证的；或有团员证而缺组织关系材料的，可确认为团员，可以不用重新补齐，但现有的所有材料（团员证原件或复印件、团关系材料）都要存入学生档案中。

     （2）是团员，而无任何团组织材料，但有按时交纳团费的（能提供缴纳团费证明），可以有两种处理方式：①让学生回原中学开据一张团员材料丢失证明，放入档案中；②重新申请入团，由团委负责办理入团相关手续。

（3）原说是团员，但无任何团组织材料且没有按时交纳团费的，视其为非团员。

4、请各教学院系认真负责，做好档案的保管工作；及时收集、整理学生档案材料，确保学生的完整性；出现转专业、休学、留降级等，应及时做好档案移交手续办理；因退学、转学等原因档案需要转出的，需要提供调档函；学生档案严禁学生自带。

 

集美大学诚毅学院学工部

  2017年11月28日