各教学院系：

   为确保我院学生档案的完整性，现就我院开展全院全日制本科（含专升本）学生档案的核查事宜通知如下：

   一、档案核查对象：

   我院全日制本科（含专升本）学生档案。

   二、核查主要内容：

       1、档案份数：辅导员所接管的本专业学生，必须是“一人一档案”，档案份数与学生数一致。及时处理落实“多余档案”和“缺失档案”工作，非本辅导员管理的“多余档案”（含休学已复学的、退学、转专业、留降级等），须及时办理移交手续；对学生档案有缺失的，须及时做好催缴转入工作，学生档案2018年12月27日前因任何原因无法转入本辅导员手中的，按“档案丢失”处理。

       2、档案内容：学生档案内容主要包括两大部分：（一）新生入学前档案（包括：高中学籍档案、高中体检表、党团组织材料等）；“专升本新生档案材料”：应包括高中学籍档案和专科学校学籍档案。（二）入院后归档材料（包括：入学体检材料、学籍材料、成绩鉴定材料、奖惩材料、毕业材料、党团组织材料等）。

   本次核查的项目有：①入学前档案及其完整性、入院后归档材料中的②“学生基本情况登记表”、③“新生入学体检表（2017级学生才有）”④“军训鉴定表”、⑤“党团组织材料”、⑥“学年鉴定表”、⑦“学籍变动材料”、⑧“学生奖惩材料”。辅导员在核查档案内容时，应逐一检查，逐一登记，截至2018年12月27日，新生入学前档案的部分材料仍有缺失的，按“档案丢失”处理。入院后的归档材料有缺失的，请联系相关部门及时办理材料补齐与重新归档的手续。

   三、相关要求：

        1、“多余档案”处理：休学、应征入伍但未返校的档案，仍由原辅导员保管；休学已复学、退役返校、转专业、留降级等，请于2018年12月27日前将其档案整理完整后移交至新接管的辅导员手中；退学、转学等学生档案，档案材料整理完整后移交至学工部陈华云处。移交时均须填写《诚毅学院学生档案流动登记表》（见附件3）。

       2、“缺失档案”处理：档案或档案部分材料丢失的须填写《学生档案丢失责任书》（见附件2），一式两份，一份给造成档案材料丢失的责任人、一份存入学生档案袋内，同时复印一份报送学工部（此前已写过丢失责任书的，不再重复填写）。

       3、如需要调档函的，请辅导员填写调档函（见附件1），加盖系章后，由学生根据实际需要将调档函寄出提档。

       4、请各教学院系辅导员认真填写《2018年全院全日制本科学生档案核查情况登记表》（见附件4，每个辅导员一份）。《2018年全院全日制本科学生档案核查情况登记表》、《学生档案丢失责任书》、已退学（或转学）的档案请于2018年12月28日送交学工部陈华云处（电子档传550237937@qq.com）。送交后，若有学生档案新转入，请辅导员及时向陈华云处报备。

                                     集美大学诚毅学院学工部

                                                                                   2018年12月11日